Wie viel Zeit verschwenden Sie mit der Suche nach verlegten Dokumenten? Feilen Sie „Stapelweise“? Ist Ihnen das Erscheinungsbild Ihres Büros peinlich, wenn Sie sich mit Kollegen oder einem potenziellen Kunden treffen?Untersuchungen belegen, dass ein aufgeräumter Arbeitsplatz uns hilft, klarer zu denken und die Produktivität steigert. Ein organisierter Schreibtisch oder ein Büro strahlt außerdem ein professionelles Image aus und strahlt Kompetenz und Effizienz aus.
Was ist das Geheimnis der Schaffung und Aufrechterhaltung eines organisierten Arbeitsplatzes? Auch wenn es keine „richtige“ Art und Weise gibt, Ihr Büro zu organisieren, ist der wichtigste Faktor für seine Nachhaltigkeit der echte Wunsch, es funktionieren zu lassen. Sobald diese Motivation vorhanden ist, werden Sie feststellen, dass die Organisation Ihres Büros viel leichter zu bewältigen ist als der Stress, der durch die Unordnung entsteht!
3 Schritte zu einem organisierten Büro
1. Stellen Sie sich die richtigen Fragen— Der erste Schritt bei der Schaffung eines effektiven Organisationssystems besteht darin, das Hauptproblem zu identifizieren, das gelöst werden muss:
Handelt es sich um einen unordentlichen Arbeitsplatz (wo sich auf Schreibtischen und Arbeitsflächen Papier stapelt)?
Ist es schwierig, ein Dokument zu finden, wenn Sie es benötigen?
Gibt es noch jemanden im Büro, der Zugriff auf Dateien benötigt?
Werden einige Dokumente in Papierform und andere auf dem Computer abgelegt?
In dieser „Reflexionsphase“ ist es unbedingt erforderlich, die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens (z. B. wiederholen Kunden ihre Bestellungen oder ist jeder Auftrag einzigartig?) und die gesetzlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten in Ihrer Branche zu berücksichtigen.
2. Erstellen Sie eine Differenzierungsmethode— Eine der größten organisatorischen Herausforderungen besteht darin, ein Thema/Projekt von einem anderen unterscheiden zu können. Berücksichtigen Sie die Arten von Dokumenten, die Sie bearbeiten. Unabhängig davon, ob Sie einen Ordner alphabetisch ordnen, Aktenumschläge farblich kennzeichnen oder Aufzeichnungen in elektronischen Ordnern aufbewahren möchten, erstellen Sie ein System, mit dem Sie Ihre Materialien eindeutig identifizieren können. Es ist weniger wichtig zu bestimmen, wohin etwas „hingehört“, als vielmehr herauszufinden, wo man zu einem späteren Zeitpunkt am besten danach suchen kann.
3.Position nach Priorität— Implementieren Sie die HEISS-WARM-KÜHL-KALT-Methode für den Umgang mit Arbeitsmaterialien. So funktioniert es:
HEISSE Projekte/Dateien liegen auf dem Schreibtisch. Dies sind die Dokumente oder Dateien, an denen Sie gerade arbeiten. In einem Standordner können mehrere Projektdateien aufbewahrt werden, so dass sie jederzeit im Blick sind.
Hinter Ihnen liegen auf einer Anrichte oder Arbeitsfläche die WARM-Dateien für andere wichtige Projekte, die auf Ihre Aufmerksamkeit warten.
Die HOT- und WARM-Dateien bewegen sich im Allgemeinen zwischen den beiden Kategorien und Speicherorten hin und her. Wichtig ist, dass Sie jeweils nur an Dokumenten für ein Projekt/Thema arbeiten, die anderen aber immer griffbereit haben, wenn Sie sie brauchen.
In einer weiter entfernten Schublade oder Arbeitsfläche liegen die COOL-Dateien, die nicht mehr dringend sind, aber möglicherweise referenziert werden müssen.
In einem Aktenschrank befinden sich die Dateien, die COLD sind, was bedeutet, dass sie vollständig sind – und möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt abgerufen werden, wenn ein neues, verwandtes Projekt ansteht.
Organisation erfordert Übung
Räumen Sie am Ende eines jeden Arbeitstages alles von Ihrem Schreibtisch ab – außer dem Punkt, auf den Sie Ihre Aufmerksamkeit konzentrieren möchten, wenn Sie am nächsten Morgen mit der Arbeit beginnen. Diese Akte kann auf dem Schreibtisch liegen. Alles andere sollte weggeräumt werden. Wenn Sie wissen, dass Sie auf den nächsten Tag vorbereitet sind, können Sie sich entspannen und den Abend genießen.
In einem Büro, das von mehreren Personen geteilt wird, muss die neue Organisationsstrategie klar und oft kommuniziert werden, bis sie zur Routine wird. Jeder muss konsequent seinen Teil dazu beitragen, damit das System langfristig erfolgreich ist.
Genießen Sie die Vorteile eines organisierten Büros
Als ob die Möglichkeit, das Gesuchte immer dann zu finden, wenn Sie es brauchen, nicht genug wäre, werden Sie auch die neue Leichtigkeit genießen, mit der Sie einen Kollegen schnell zu einer Datei oder einem Dokument weiterleiten können, die er möglicherweise benötigt.
